Principiile pe care le aplic pentru o mai bună gestionare a timpului

De-a lungul timpului, am primit destul de des întrebarea: „Cum te organizezi de reușești să faci atâtea lucruri?”. Nu am o rețetă perfectă, bătută în cuie, dar, pe măsură ce au trecut anii, am învățat să fiu mai organizată, mai eficientă și asta în special după ce am devenit mamă. Această eficiență am învățat-o prin practică, lovindu-mă de anumite situații, din cărțile pe care le-am citit și care au atins subiecte legate de time management și din 2-3 cursuri pe care le-am urmărit pe această temă. Mai jos, vă povestesc, pe scurt, despre principiile pe care am învățat să le aplic pentru o mai bună gestionare a timpului și de care încerc să mă țin. Pentru mine, o mai bună gestionare a timpului înseamnă ca la finalul zilei să fiu mulțumită de ziua care a trecut, să fiu eficientă, productivă și neapărat ziua să se încheie cu un sentiment de bine. Acest articol este o completare a unuia scris în 2018, „Cum reușesc să mă organizez și să fiu productivă”. Întâi, vreau să vă redau contextul, cum arată, în mare parte zilele mele, cu ce activități jonglez în viața de zi cu zi.

Activitățile mele de zi cu zi

Așa cum știți deja, am un blog full time pe care scriu de mai bine de 5 ani. Când îi spun blog full time, asta înseamnă că îmi propun să postez de 3-5 ori pe săptămână, depinde cât de aglomerată îmi este săptămâna respectivă. Când vine vorba de activitatea mea în online, blogul îl duc în paralel cu pagina de Instagram. Poate că din exterior aceste activități par ușor de gestionat, dar în spatele lor este multă muncă de documentare, scriere, etc., pentru că îmi doresc să aduc conținut de calitate.

Pe lângă activitatea din online, am un job full time, de acasă, de la 7:00 la 16:00 (da, este cu program fix), contorizat – deci nu pot lăsa calculatorul deschis și eu să fac altceva în acest timp.

Pe plan personal, sunt mamă, soție și mai vreo 5485 de job-uri în casă: gătesc, spăl, calc, fac curățenie, etc. În program trebuie să intre și timpul pentru mine, timpul în 2, timpul în 3 sau dedicat doar Antoniei, socializarea, odihna, etc.

Principiile pe care le aplic (pe care încerc să le aplic) pentru o mai bună gestionare a timpului

1. Mă trezesc devreme

De luni până vineri mă trezesc devreme, la 5:00 -5:30. Întotdeauna am fost o persoană matinală, dar nu m-am trezit dintotdeauna atât de devreme. Ora aceasta de trezire a reprezentat un exercițiu în timp. La fiecare 3-4 zile mi-am pus ceasul să sune mai devreme cu câte 5 minute până am reușit să-mi fac o rutină, să mă trezesc devreme în fiecare dimineață. Munca o încep la 7:00 pentru ca atunci când Antonia vine de la grădiniță calculatoarele să fie închise.

Probabil că acum mă veți întreba ce fac dimineața devreme și la ce oră mă pun seara să dorm. După trezire, îmi fac rutina de dimineață și apoi, de obicei, timpul îl aloc blogului (de exemplu, am început să scriu acest articol într-o zi de marți, la ora 6:00). Ora mea de culcare variază și, în ultima vreme, am început să fiu mai disciplinată din acest punct de vedere. Uneori pot să dorm 5 ore/noapte, alteori 8 ore, dar cert este că nu (mai) trag de mine la capitolul nesomn și nu am 2-3 nopți consecutive cu puțin somn. Dacă astăzi am dormit puțin, mâine este musai să dorm mai mult. Dacă în timpul săptămânii mă trezesc la 5:00, în weekend nu-mi pun alarma să sune, dar și ora de culcare este mai târzie, de cele mai multe ori.

2. Limitez distragerile

Pentru a fi mai productivă și eficientă, indiferent că este vorba de job sau de blog, încerc să limitez distragerile. Un lucru important de menționat aici este că nu am notificări la telefon (doar la Whatsapp), deci eu controlez când intru pe social media sau pe alte platforme. Nu lucrez aproape niciodată cu televizorul mergând. În schimb, parcă lucrez mai cu spor atunci când ascult muzică și, bineînțeles, când sunt singură acasă.

3. Am to-do lists săptămânale/zilnice

Eu sunt fata cu listele, pentru că am câte o listă pentru orice. 🙂 Listele le am aproape întotdeauna în format fizic. Pixul și foaia mă ajută să fiu mai organizată, să tai, să bifez, să fac completări acolo unde este nevoie.

• În fiecare săptămână fac o listă cu lucrurile pe care le am de făcut în săptămâna respectivă. De fapt, sunt 2 liste: una cu task-uri care țin de muncă și alta cu lucruri mai personale (+blog & co.).
• La final/început de zi încerc să încropesc o listă cu ce îmi propun să fac în ziua respectivă.
• La început de săptămână, în funcție de programul pe care îl am, îmi fac un plan alimentar pentru următoarele 2-3 zile. În acest fel, știu ce gătesc, când gătesc și care sunt ingredientele de care am nevoie. Pentru asta am și o listă de cumpărături pe frigider căreia îi pot aduce modificări în permanență. Am scris despre asta în articolul „Cum reușesc să mă organizez și să fiu productivă”. Aici mă bazez pe ajutorul soțului, pentru că el merge cel mai des la cumpărături și contribuie și la curățenie.
• Am un fel de calendar săptămânal pentru blog, pentru grupul asociat blogului și pentru Instagram, adică știu cam ce postez în săptămâna respectivă, cam ce materiale trebuie să pregătesc și cât timp îmi ia (aproximativ) pregătirea lor.

4. Îmi setez un număr realist de task-uri

Cred că este foarte important să știm cât putem duce. Într-o vreme, soțul meu „mă acuza” că îmi propun să fac prea multe și că devin irascibilă atunci când nu reușesc să le duc pe toate la bun sfârșit. Și avea dreptate, deși îmi era greu să recunosc. Am învățat să adopt o altă abordare și să fiu mai focusată pe un număr cu adevărat realist de task-uri pe care să le atac în ordinea priorităților. La final de zi, dacă nu reușesc să îndeplinesc tot ce am pe listă, încerc să fiu mai blândă cu mine, să-mi direcționez gândurile spre ceea ce am reușit să fac, nu pe ceea ce nu am făcut, că, până la urmă, nu arde nimic dacă x și y lucru de la capătul listei nu sunt făcute. Și mâine este o zi!

5. Câte un lucru pe rând

Oricât aș încerca să evit multitasking-ul, îmi este foarte greu să o fac și am ajuns la concluzia că uneori îmi face bine. 🙂 De exemplu, atunci când fac sport și urmăresc un video pe YouTube. Când vine vorba de muncă, limitez cât de mult pot multitasking-ul și distragerile, pentru că nu fac decât să-mi saboteze concentrarea, implicit productivitatea.

6. Echilibrul între muncă și viața personală este o prioritate

Cred că acest principiu trebuia să fie primul, pentru că este cel pe care îl respect cu sfințenie și fac foarte puține excepții. Nu (mai) muncesc peste program (se întâmplă foarte rar), iar ecranele se închid înainte ca Antonia să ajungă acasă de la grădiniță. Gătim împreună, ne jucăm atunci când timpul ne permite, citim, povestim sau chiar ne uităm la un desen animat împreună. În weekend-uri nu muncim, ci ne concentrăm pe noi și pe deconectare. De exemplu, dacă postez ceva în weekend, acelea sunt postări pe care le-am programat în timpul săptămânii. La final de săptămână stau foarte puțin pe telefon și deloc, cu mici excepții, în fața laptopului. Parte din acest echilibru face și timpul pe care îl am doar cu soțul meu.

Pentru mine, timpul pe care îl petrec cu ai mei este extrem de important și este pe lista de top priorities.

7. Privilegiez timpul de tranziție 

Timpul de tranziție ne permite să ne limpezim mintea. Practic, timpul meu de tranziție este cel de la finalul zilei de muncă, înainte de a începe o altă activitate. Timpul de tranziție poate fi de 15 minute sau de o jumătate de oră, depinde de programul zilei respective. În acest timp, pot face sport, citi, bea o cafea, povesti la telefon cu cineva drag, da scroll pe Instagram, etc. Pe scurt, include orice activitate care îmi permite să mă deconectez de la ziua de muncă.

8. Optez pentru time blocking

Toate activitățile dintr-o zi îmi sunt blocate pe intervale de timp: când muncesc și la ce muncesc, când mă ocup de lucruri care țin de blog, când gătesc, când fac curățenie, când calc, citesc, spăl, etc. Eu le blochez cumva într-un calendar mental, pentru că am deprins deja acest obicei. Dacă nu sunteți foarte organizați, vă sugerez să începeți un astfel de calendar pe care să îl puteți vizualiza. Ideea este să aveți un plan care să aibă sens pentru voi, cu limite clare, dar care să nu îl percepeți a fi copleșitor.

În funcție de activitatea voastră de peste zi, time blocking-ul vă ajută să fiți productivi, concentrați, eficienți, dar și să identificați anumite pattern-uri, precum: când reușiți să vă concentrați cel mai bine, când aveți cele mai multe întreruperi, când simțiți nevoia de o pauză, etc.

Dacă munciți de acasă/sunteți freelanceri, în programul zilnic trebuie să se regăsească un buffer time, adică task-urile nu trebuie să se succeadă fără să existe tranziție între ele. Cercetătorii în time management spun că cei care se grăbesc să treacă de la o activitate la alta adesea nu sunt mulțumiți de cum începe noua activitate și asta se întâmplă pentru că nu a existat acea tranziție mentală între activități. Se estimează că acest buffer time ar fi indicat să aibă în jur de o oră și jumătate în fiecare zi.

Dave Crenshaw, expert în time management, spune că avem nevoie de dopamină pentru a ne crește performanța și pauzele ar trebui să fie o prioritate, deci trebuie notate în calendar. Ele trebuie să fie o oază menită să ne încarce. Astfel, el recomandă:

• Work oasis cu o durată de 10-20 de minute la fiecare 90-120 de minute de activitate, timp în care să facem orice are valoare pentru noi.
• Personal oasis cu o durată de 30 de minute, timp în care să ne focusăm pe lucruri dedicate nouă: practicarea unui hobby, vizionarea unui serial/emisiuni, citit, etc. Pentru mine, această personal oasis este timpul de tranziție de care vă spuneam la punctul 7.

Despre time management sunt foarte multe de spus și eu sunt departe de a-i cunoaște toate tainele. Totuși, cred că o soluție care mi s-ar putea potrivi mie nu înseamnă că ea este potrivită și pentru voi. Cred că depinde mult de personalitatea fiecăruia, de dinamica zilei/săptămânii și nu numai. Important este să încercăm și, în urma încercării, vedem cu ce rămânem, ce ni se potrivește să aplicăm.

Mi-ar plăcea să știu care sunt principiile în funcție de care vă gestionați timpul. De asemenea, mi-ar plăcea și să obțin un feedback de la voi și să-mi spuneți dacă vă plac astfel de articole, dacă vă ajută și ce alte subiecte legate de organizare v-ar plăcea să abordez. Să știți că sunt deschisă sugestiilor și întrebărilor voastre. Mi le puteți adresa aici, în comentarii, pe pagina de Facebook a blogului sau într-un mesaj privat, cum vă este vouă mai la îndemână.

Dacă găsiţi pe blog articole interesante de citit, nu le ţineţi doar pentru voi :), daţi like paginii de Facebook şi/sau abonaţi-vă la newsletter-ul blogului pentru a nu pierde ultimele articole. Încerc să fiu prezentă şi pe Pinterest şi Instagram